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【摘 要】规范化、标准化的管理档案工作，是如今档案管理工作的重要环节，搞好硬件建设，并同时做好文书处理工作，这些都是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。并且，在档案管理工作中，加强管理，加强监督，找到其中存在的问题，并提出解决方法。
【关键词】信息电子化;档案创新服务;文书管理
一、声像档案是一个单位档案的重要组成部分
由国家机构、社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的历史记录被称为声像档案。以下几点就是对如何坚强声像档案的管理提出的对策和建议：
(一)做好宣传工作，提高认知程度，争取得到领导的重视。档案工作并不仅仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，要想做好档案工作就少不了各级领导的重视。所以在争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持引起社会关注的同时提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，创造一种良好的档案工作氛围，然后，就是要抓住机遇，服务中心工作。
(二)加强管理工作，制定相关办法，狠抓制度落实。要加强管理必须建立相应的管理制度，并且加强规范管理，将产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定严格的规章制度，防止档案的分散流失，杜绝归为己有。
(三)加强监督，分类指导，注重业务培训。对于声像档案管理，档案行政管理部门应加强监督指导工作，并且对档案实行目标管理、年度执法检查等方法，注重专业方面的培训，全面加强工作人员的有关专业知识和技能的提高，为声像档案奠定了良好的基础。
(四)全面出击，形式多样，疏通收集渠道。声像档案的收集和整理要有一定的完整性，有的时候可以实施必要堵塞行政手段和物质保障来建立并疏通收集渠道，并且通过多种形式收集。从实际出发，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。
二、档案信息电子化
是以馆、室、藏档案资料、纸质或机读形式为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。1、可充分利用和发挥现有微机的潜能，提高利用率;2、缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性;3、档案信息电子化，可一次投入，多次产出，可改变信息加工工作受经费限制的局面;4、档案信息电子化，信息成果可多份拷贝，将拷贝成果送到领导及各个部门，扩大社会影响，拓宽服务范围，档案部门的地位自然也就得到了提高;5、档案信息电子化，可使档案信息顺利地与最新技术接轨。标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。
三、网络环境下的档案创新服务
就目前而言，档案工作人员应把工作重点放在开发和利用档案信息资源上，通过不断的对档案服务机制的创新，来为经济建设主战场以及全面建设小康社会服务。通过计算机网络为用户提供服务，加强各项事务管理，来促进档案管理实现现代化。
四、档案管理的问题
档案管理仍有不统一的漏洞问题，在人员配备和案卷数量方面都有差距。另外上级和下级的档案管理不统一，这样就造成在执行档案工作的有衔接不上的问题出现，所以在档案管理时一定要做到上下级规范统一。档案工作是一个系统工程，有其自身的形成和发展规律，制定档案工作规范，就必须把档案工作的发展规律和现代化管理手段有机地结合起来。按照《档案法》的要求，对全国的档案实行统一制度、分散管理。这就要求在制定档案管理规范过程中，国家要统筹协调制定出统一的档案管理制度来。如果做不到这一点档案工作就很难实现规范化。
总体来说，档案工作的管理队伍转型也素质比较低，主要针对的是基层档案队伍对档案的理论知识比较匮乏。目前在职的档案人员多数没有经过档案专业理论的学习，又没有经过高级专业培训。没有丰富的专业理论作指导就不可能在工作中取得好的效，因此，要丰富档案工作者的理论知识和业务能力，把工作重点放在加强档案工作队伍的建设上，运用现代化的管理，启用高素质的管理人才。积极促进档案事业的发展。另外对于现在的在职人员，也同样不可以松懈，要加钱培训，让管理队伍向高水准、高文化的方向发展。
五、文书管理的规范化和标准化
在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
(一)公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提。一是规范、标准，符合国家的有关规定，排版形式为横写横排，左侧装订;二是注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等;三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文、缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用;四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。
(二)实施以我为主的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节。即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱;二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工;三是注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入;同时，又要注意防止应归档文件的散失。
(三)提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索;另一方面要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。
伴随我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。它克服了以往工作环节、工作程序的重复、雷同，将文件和档案作为统一的系统工程，加强文件管理的超前控制，保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想，在世界范围内受到一致欢迎。这种思想主要来源于为解决文档分离使电子时代档案工作从根本上动摇而提出的，也是解决现实文档分离的根本办法。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想。
档案工作规范化管理论文篇2：《高等学校建筑档案管理工作的规范化建设》摘 要：高等学校建筑档案在高等学校建筑项目的日常管理、维修保护、改建扩建等工作中具有举足轻重的参考作用。因此，必须重视对高校建筑档案的管理工作，针对目前存在的问题加强规范化管理建设。本文结合高校建筑档案管理工作的特点及存在问题，提出了对其进行规范化建设的方法措施。
关键词：高等学校;建筑档案;管理工作;规范化建设;
高等学校建筑档案资料指的是开发单位或建设单位对高等学校某一基建项目从项目提出、可行性调研、工程施工、建成使用等开发建设与日常管理活动中直接形成的所有具有保存意义的图表、文字及声像等档案材料。它是建筑工程在项目建设、使用管理、项目维护与改建扩建过程中的重要参考依据，也是高等学校校园内各类建筑及管线等基建工程的项目规划、项目设计、项目施工、项目维护等活动的原始记录材料，因此成为高等学校档案工作管理中不可或缺的组成部分。
近年来，随着高等教育规模的不断提高，以新校区建设为标志的高等学校校园规模扩建也在如火如荼地展开。在这一过程中，积累了大量的建筑档案材料。因此，规范化管理高等学校建筑档案残留已变得势在必行。国务院与国家教委相继颁布了一些高等学校建筑档案管理工作的规范与条例，有力改善了高等学校建筑档案的分类与管理工作，对于指导高等学校搞好建筑档案管理工作具有重要的促进作用。
一、高等学校建筑档案材料的形成
高等学校建筑项目建设过程同社会其他基建项目类似，都大致要经过项目立项、项目设计、项目施工、竣工验收等四个阶段。这四个阶段中又包括六个不同环节，相应形成了不同的建筑档案材料：
(一)项目建议书，也称项目建设建议书。高等学校根据学校建设、校园规划等要求，结合对教育资源与招生前景的预测分析，向国家或地方建筑项目管理部门提交推荐的项目建设性材料。
(二)可行性研究报告。在确定高等学校建筑项目之前，对建筑项目的使用价值及各类影响因素进行可行性研究，在这一过程中形成的供决策者与主管机关审批参考的上报文件。
(三)项目开工前期手续。在项目施工之前，要前往主管部门、建设单位、施工企业等多个单位办理的多种手续材料。
(四)设计图纸及建设规划许可证。招标单位或受其委托的设计单位及勘察部门对某一高等学校建筑项目展开设计并形成图纸，再经过消防、人防、设计等部门的审查，最后取得建设规划许可证。
(五)招投标材料。在通过招标工作确定建筑项目的施工单位与监理公司的整个过程中，形成的所有与招投标相关的材料。
(六)竣工验收资料。建筑项目竣工后，开发单位会同设计单位、施工单位、设备供应单位以及工程质量监督部门对该项目是否符合规划设计要求及建筑施工、设备安装等工程质量进行全面检验，并最终取得军工合格资料、数据与凭证等全部竣工验收资料。
这四个阶段与六个环节中所形成的全部图纸、声像、文字资料，就构成了一整套完整的高等学校建筑项目档案材料。这些材料对于与之相应的高等学校建筑项目的日常使用与维护，具有非常重要的指导意义与参考价值。
二、高等学校建筑档案的特点
除了具有普通档案资料的价值性、信息性、原始记录性等一般特点外，高等学校建筑档案资料还具有独特的特点：
(一)整体性。高等学校建筑档案材料同其所反映的客观高校建筑实体必须保持一致。高等学校建筑项目的各部分工程文件资料彼此关联，共同构成了完整的档案材料，这决定了高等学校建筑档案是一个具有内在有机联系的统一整体。
(二)实效性。高等学校建筑档案不但可以为工程建设的技术交流与科学研究服务，还可以为现实使用与生产服务。对于建筑项目的全生命周期，具有不可取代的实用效果。
(三)滞后性。在项目竣工验收时，许多高等学校建筑项目依然未能完全整理好各类验收资料。直到验收工作完成后，才能根据需要逐渐整理出所有文件资料以便归档管理。这就导致高等学校建筑档案的形成对项目本身来说具有一定的滞后性。
三、高等学校建筑档案管理工作存在的问题
高等学校建筑档案的形成过程及其特点，决定了其具有不可估量的使用价值。但长期以来，不少高等学校对建筑档案的整理、收集、归档管理重视不足，使得很多建筑档案材料不够完整，给以后的项目使用与维护、学校的发展造成了诸多不便。高等学校建筑档案的建设管理中存在的主要问题，大致如下：
(一)管理体制不健全。某些高校未能建立起建筑档案建设管理制度，更不用说与之配套的管理操作方法。由于没有具体明确基建部门在建筑档案建设管理中的职责，导致建筑档案管理工作存在很大的随意性，难以遭到有据可依、有章可循，更不用说照章办事。
(二)档案意识匮乏。由于长期以来存在的重建设、轻档案意识，建筑档案管理部门及其工作人员普遍缺乏档案意识，在具体的档案管理工作中对档案材料及数据的编制、收集具有很大的随意性。这使得在施工过程中可能随意丢放图纸，日常工作中对图纸保管不善，致使其污染严重、破旧不堪，造成项目档案资料不完整、不齐全、不配套。
(三)专业性不足。建筑档案涉及到设计、测绘、法律、施工等多个专业方面，档案管理人员也应当充分具备相关的专业知识。但目前高等学校中普遍缺乏既熟悉项目建设业务又熟悉建筑档案管理的工作人员，而且高等学校又普遍没有对管理人员组织建筑档案管理培训工作，导致在档案管理中往往只是被动地交接材料，造成竣工后大量的建筑项目档案资料流失。
(四)硬件投入不足。按照住建部要求，在建工程形成纸质档案材料时还应相应制作电子工程档案，并强化建筑档案的信息化、网络化管理，以便建筑利用者可以准确、及时、可靠、完整地获得档案信息服务。但不管是在管理理念与控制方法方面，还是技术处理与运作设备方面，高等学校的硬件投入都明显不足。
四、高等学校建筑档案材料的规范化管理
建筑档案管理包括收集归档、资料整理、日常保管、资料鉴定、材料统计、日常利用等六项业务工作，高等学校建筑档案管理工作的规范化建设要从每一项做起。
(一)收集归档。高等学校建筑档案的来源及取得方式包括主管与协作单位进行文书处理，外单位编制，施工现场记录等。档案收集工作就是对这些具有保存意义的零散档案文件资料进行有计划、有目的的接收与收集。竣工后要及时做好移交归档工作，确保归档材料字迹线条清楚、纸质优良、内容相符、及时归档。
(二)资料整理。档案管理使得档案材料从零碎无序到规范有序，大致包括档案分类与档案编目两个方面的工作。首先要依工程项目类别确立分类标准，也可按照文件性质将档案材料分为设计、施工、验收等不同类别。其次可用卡片形式对工程项目情况及进展进行著录、编目。
(三)日常保管。根据档案资料的成分与状况来采用必要保管手段以维护档案材料的完整性与安全性，尽可能地延长档案寿命。这要求必须贯彻以防为主、防治结合的保管原则，保证档案库房条件可以做到防火、防潮、防尘、防脏、防热、防虫、防火等七防，并寻求科学有效的保管条件与方法从物质条件与防护措施方面做好档案材料保管工作。
(四)资料鉴定。遵照一定标准或要求来判定档案资料的真伪与价值，对于提高档案质量、促进资料综合利用具有重要意义。档案资料可以脱离建筑本身在经验总结、科学研究等方面重复利用，另外，做好资料鉴定工作以保护具有重要价值的档案材料，也有助于在发生突发事件时进行及时应变。
(五)材料统计。统计建筑档案是用数字说明档案的基本情况、文件类型数量及管理状况的技术分析手段，它是一项贯穿档案管理始终的日常业务工作。做好这一工作要求结合本校实际需求来明确统计目的，并用准确可靠的数据反映项目特征与规律。对统计数字要认真分析研究，从中发现并解决问题，进而总结经验、不断探索。
(六)日常利用。建筑档案作为一种信息资源，保存的最终目的是为了充分利用。为了尽可能发挥其使用价值，档案管理人员要注意：对建筑档案情况心中有数、熟练掌握;编制查找与介绍参考工具，以提高利用率;注意反馈利用效果，以便日后改进;采用计算机与网络技术完善档案管理。
高等学校档案管理工作六个方面的规范化建设相辅相成，其中档案收集是工作起点，日常利用是最终目的。
五、结语
高等学校建筑档案形成于项目建设的不同阶段与环节，具有鲜明特征与重要意义。它是学校档案的一个重要组成部分，是高等学校日后建设和改造的一个重要依据，是高等学校在日常管理中必须要重视的一个部分。纵观当前高等学校建筑档案的管理，还存在诸如意识匮乏、机制不健全、专业性不足和硬件投入不到位等多个问题，这些问题将会阻碍档案管理工作的规范化建设步伐。因此，高等学校档案管理工作者必须要强化认识，必须要重视学校建筑从项目立项、项目设计、项目施工、竣工验收等四个阶段档案的形成和整理，采取有效措施改善档案管理中存在的问题，促进档案管理的规范化，为高等学校的发展献力。
参考文献：
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档案工作规范化管理论文篇3：《如何有效地推进档案工作规范化管理》摘要：作者通过自己的工作实际，结合其他档案工作者的观点，提出了有效推进档案工作规范化管理的观点：领导、制度、人员三方面缺一不可。只有领导参与、重视档案工作，才会建立健全档案工作制度并贯彻执行，档案管理工作的各方面才会有章可循，档案工作人员的管理才会到位，档案工作才会顺利开展。
关键词：档案工作领导制度人员
档案历史的痕迹，在人类发展中具有举足轻重的作用，大到一个国家，小到一个单位，档案都是不可忽视的部分。档案因其特殊的作用而受到国内外的高度重视。国际档案大会[1，2]的召开、人民大学档案学院的诞生[3]、《档案法及实施办法》的出台，都充分说明了这一点。俗话说没有规矩不成方圆，国有国法，家有家规。企事业要有自己的制度，各项工作也要有自己的规范。所谓的规范化管理，就是管理者制定了一定的规范，工作人员要按照此规范开展工作。档案作为一个学科，自有一套完整的理论体系。从21世纪开始，各地陆续制定了适合自己的档案规范。那么如何有效地推进档案规范化管理呢翻开历史的画卷可以发现，对于此问题的理解大家真可谓是各抒己见、遍地开花。有的认为要切实加强对档案工作的领导，有的认为要实行档案的法制化，有的认为要实行档案的业务指导，有的认为有必要把档案工作纳入目标管理，有的认为应把档案工作纳入部门、个人年终岗位责任制考核，有的认为要把档案管理导入ISO 9001质量管理标准，还有的认为要加强档案工作人员的培训，提高档案工作人员的素质等等。虽然各有千秋，但却不失片面。作者结合自己的工作实际，认为要有效地推进档案工作的规范化管理，需要从领导、制度、人员三方面下功夫，三方面都要抓，三方面都要硬。
一、要有效地推进档案工作的规范化管理，首要的也是最关键的是单位领导要有重视档案的意识[4]
单位领导要参与档案工作，对档案工作进行战略部署，保证档案工作在本单位的贯彻执行。具体地说，有以下几个方面。
1.单位领导或者主管和分管档案工作的领导参与上级部门组织召开的档案方面的宣传会、培训会、现场会、经验交流会，从而更加了解档案工作，档案意识就会进一步提高。
2.督促和领导相关部门制定档案工作制度，明确目标，督促相关业务人员对档案工作人员进行文件的解读和培训。
3.督促和领导相关部门制定严格的档案工作奖惩制度，并在年度内体现。
4.督促和领导本单位收文、行文机构向档案室归档工作，赋予档案工作人员指导行文和归档的权力，保证档案工作的顺利进行。
二、要有效地推进档案工作的规范化管理，必须要建立健全档案工作制度
在单位领导的带领下，相关部门要建立健全档案工作制度，在档案的收集、保管、利用、人员岗位职责、经费保障等方面都有章可循、有法可依。具体地说，有以下几个方面。
1.建立健全纳入档案管理工作的领导负责制度、目标管理制度、综合计划制度、部门和个人考核制度及奖惩制度。
在单位领导分工的职责中要明确档案管理工作;在目标管理考核实施细则、任务分解表、目标管理考核结果中体现档案管理工作;在综合计划的制定中，要充分考虑档案软硬件的需求，保证档案管理的设备齐全、经费充足;在部门的考核制度中、在个人的岗位责任制及年终考核中，要体现出档案管理工作，部门领导应把档案工作作为衡量部门工作的一面镜子，列入评先、年终考核等活动中去，与部门、个人考核进行挂钩。对档案管理工作抓得好的部门、个人进行表彰奖励，对玩忽职守造成档案材料损失或其他原因造成归档材料不齐全的单位或个人不能获得某项荣誉、奖励或晋升，并视情节的轻重依法论处，奖惩应在年度内体现。
2.建立健全档案管理方面的制度，使档案管理的各项工作环节都按一定的标准来进行。如制定案卷质量标准，使分类组卷达到最佳水平;制定接收档案标准，以确保进馆(室)质量;制定整理、鉴定、著录、标引、检索、利用等标准，使各项管理工作规范化、统一化;制定档案电子化管理制度，使档案数据入库，实现档案管理的科学化、现代化。
为了使制度能够上行下效，为了使院所统一、步调一致，为了使工作人员能够很好地领会制度的精神，上层档案业务专业人员要加强对各级档案工作人员的业务指导。上层管理部门应该组织大家学透档案法规和各项标准、规范，使档案工作人员明白分类的依据、保管期限的划分等细节问题，避免由下层档案室单方面决定带来的局限性;同时，上层管理部门要理顺分工，加强与档案人员的沟通，及时发现、解决问题，做到上下信息畅通，指导工作到位。
3.档案管理工作加强流程管理。档案是由文件材料转化而来的，档案工作通过抓好文件材料形成过程各个环节的质量控制，对档案工作管理质量的提高具有重要意义。
档案即产品，产品的设计、开发和服务全过程都要符合质量管理要求。要提高档案的标准化、规范化要求，必须先从文件形成的各个具体环节抓起。从某种程度上讲，档案管理工作中出现的问题，比较容易解决，而文件材料的形成办理过程中出现的问题，就难以解决，有些问题即使补救了，文件材料也会失去原始凭证和依据作用，档案就会失去了保存价值。加强流程管理，控制好产品的各个过程，才能保证归档文件的有效性，档案工作规范化管理才可持续性改进。
三、要有效地推进档案工作的规范化管理，必须要加强档案工作人员的管理[5]
档案工作始终离不开档案工作人员的管理。现代化科学技术手段和先进的科学管理方法，都要由人去掌握和运用。因此，加强档案工作人员的管理，具有重要的意义。具体地说，有以下几个方面。
1.档案工作人员必须具有较高的政治素质，要有埋头苦干、无私奉献的高尚的道德情操，这是由档案工作的性质和特点决定的。档案是人们社会活动的原始记录，无论什么情况，档案工作人员都必须忠于职守，维护党和国家历史的真实面貌，必须忠诚可靠、意志坚定、严守党和国家秘密。
2.档案工作人员要积极参加教育培训，提高业务水平。在新形势下，档案管理人员要有紧迫感和危机感，要不甘落伍于时代的要求，主动地参加继续教育，更新知识，提高业务能力和水平，档案管理人员只有掌握广博的专业知识，开拓视野，提高综合素质，才能高标准、高质量地做好档案管理工作。
3.同一个单位的档案工作者，要形成立体知识结构，改变同等知识水平构成的平面结构。一个档案馆(室)工作人员要具有高级(精通专业技术、进行课题研究)、中级(通晓管理技术)和初级(能够进行熟练操作)等不同层次知识的人才。对于比较大的立档单位来说，档案工作人员比较多，这种层次分类就比较容易;对较小的立档单位来说，档案工作人员比较少，有可能就会集研究、管理、技术于一人，对档案工作人员的要求就会更高。
4.档案工作人员要履行《档案法》赋予的权力，理直气壮地对档案的前期控制工作进行监督、指导、检查[6]。档案的前期工作就是文件材料形成办理的各个过程。而文件材料齐全完整、规范标准是保证案卷质量的先决条件和开发利用的基本要求。目前，我国的大多数立档单位，文件材料的形成工作和档案工作是分开的，所以档案工作人员参与文件的形成过程尤为重要。档案工作人员要经常参与单位的行政、经营管理活动，参与工程竣工、设备开箱验收、产品创优活动，参与科研课题及成果评奖等活动，有针对性地加强单位内部科室文件材料的收集积累工作，从而保证归档文件材料齐全完整有效，对达不到规范标准的文件材料不予接收立卷归档。
综上所述，要有效地推进档案工作的规范化管理，领导、制度、人员三方面缺一不可。只有领导参与、重视档案工作，才会建立健全档案工作体制和制度并贯彻执行，形成依法治档的氛围，档案管理工作的各方面才会有章可循，档案工作人员的管理才会到位，档案工作才会顺利开展。总之，要推进档案规范化管理，只有上行才能下效。只有上下形成合力，整齐划一，档案管理才能真正地规范化。
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