在日常工作中，经常会碰到单位领导或工作人员要一份已经阅过的文件，但有些单位的文秘工作人员，第一反应是不知失措，往往要花不少时间，才找到文件，或者翻箱倒柜，闹得鸡飞狗跳，仍然没有找到文件。一、文件找不下面是小编为大家整理的连个文件都管不好，你要注意呢,供大家参考。
在日常工作中，经常会碰到单位领导或工作人员要一份已经阅过的文件，但有些单位的文秘工作人员，第一反应是不知失措，往往要花不少时间，才找到文件，或者翻箱倒柜，闹得鸡飞狗跳，仍然没有找到文件。
一、文件找不到，是办公室文件管理不到位
当前，我国各级党政机关、人大、政协机关、军队机关、企事业单位处理文电都有文件圈阅制度，最初的发明是源于一次文件找不到。据叶子龙同志的回忆，有一天，毛泽东同志要看一份中央工委发来的关于土改方面的电报。胡乔木同志说，这份电报，毛主席已看过，但毛主席说没有看到过。毛主席还打电话给叶子龙：“怎么搞的嘛，连个文件都管不好，你要注意呢。”后来，胡乔木和叶子龙商量，凡是给领导的电报都在台头写上名字，阅后签个字。他俩向毛主席汇报了这一想法。毛主席说：“立个规矩也好，没有规矩不成方圆么”，然后他在看过的一份文件上面，写下“毛、周、任、贺阅”的字样，然后在“毛”字上画了一个圈，并签上日期。作为一项制度，文件圈阅一直坚持到现在。
所谓文件管理，是指单位对收到的、制发的各类文件在保管、使用、废止、销毁等环节上实行有效的管理。文件管理最考验一个单位办公室管理工作是否到位，也是办公室工作容易“阴沟里翻船”的领域之一。如某市政策研究室一位副主任利用职权，向文书要求借阅内部文件，理由是写领导讲话材料要作参考，文书不执行文件管理的借阅规定，在未经主要领导批准同意的情况下，把若干文件借给了那位副主任。而实际上那位副主任并不是自己要用，而是提供给某大学的老师作课题研究的参考材料，结果造成泄密，被严肃查处。因此，各级各单位决不能把严格文件管理当作可有可无的小事。
二、加强文件管理的规范化，前提是坚持制度化管理。
制度具有依托性和保障性特质。制度只有通过贯穿其中，才能形成一种结构性耦合关系。制度建设更带有一种自我繁衍、自我扩张、自成一体的内驱力。一项制度发挥作用，通常要依赖于其他相关制度的声援，制度威力源于体系力量。建立文件管理制度，是加强文件管理规范化的逻辑起点。
各级各单位要建立健全本机关的文件管理制度，通过规章制度确保管理严格规范。文件管理的制度化在一些基层单位如小规模企业、中小学校、社区、村等易被忽视，相对来说，县以上的党政机关、人大政协机关、军队机关及大专院校、规模以上企业等企事业单位比较重视。但制度化不等于规范化。制度化只是提供有章可循，如果落实不了，与没有制度完全一样。如：有一个单位收到了一份上级机密文件，这样的机密文件在年底要退回到发文单位的。按规定应当在当晚把这份文件从领导办公室收回。结果那天领导把这份机密文件带着出差去了。若干天以后，文书通过领导的联络员要这份文件，怎么也找不到。到年底被上级单位通报批评。
三、提高管理人员素质是文件规范化管理的重中之重内容
各级各单位特别是县以上单位要由文秘部门或者专人（一般由文书）统一管理文件。管理文件的文书是重要岗位，人员的政治素质至关重要。无论是专职还是兼职文书都要把政治标准作为配备的第一标准。现在，我国一些单位对一些文书的配备和管理比较松懈。如某个设区市的党委和政府办公室的文书竟然都是临时聘用人员或非中共人员。不是说临时工、非党人员政治素质一定就不好，但对需要保管大量秘密、机要文件的党政机关来说，文书应是国家机关公务人员、政治面貌应是中共党员，这是最起码的政治要求。文书配备不能搞拉郎配，随便配一个，不但搞不好文件管理，严重的还会发生影响极坏的泄密大事。文书不但要有可靠的政治素质，还要有过硬的业务素质。一名合格的文书要对每天经手的各类文件加强学习，了解文件的主要内容，不能停留在机械的登记、收发上。只有了解了文件内容，才不会弄错、送错对象，一旦领导或同事要调阅一份已经阅过的文件，就能及时找到。
四、如何借阅使用文件，是文件规范化管理的重要环节
文件是要重复使用的，必然会发生借阅现象。文件借阅必须建立登记批准制度。未经分管文件的领导批准，任何人都无权调取文件。文件流转过程中，任何人都不得以各种借口将文件带回家中。一些单位的文件之所以出现遗失或找不到现象，一个重要的原因是被领导弄丢了。如某单位一位领导因白天忙于开会、活动，常把文件带回家中批阅。文书、人秘科长都不敢提出意见。有一天晚上家里失窃，小偷把公文包偷走了。那位领导发现公文包不在，顿时急出一身冷汗，因为里面有好几份密级文件。幸好因为没有什么值钱的东西，小偷把文件扔在小区的草地上，只带走了包。领导找到那几份文件，如释重负。从此，他再也不敢把文件带回家里了。
五、文件规范化管理重点在于加强对秘级文件的管理
一般来说，县（市、区）以上党委政府和较大的县团级单位要有机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。单位较小、秘级文件不多的，需配备一个保密柜，存放各类秘级文件。对上级下达的机密性文件和本单位发出的需要保密的文件，要实行三重管理制度。即本单位领导，本部门主管领导和本部门负责人三重负责的管理制度。对需要查阅文件的相关人员，在上报三级领导同意后，由本部门人员监督其查看，查阅完毕后立即归档。复制、汇编机密级、秘密级文件，要符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级文件一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的文件视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入文件的最高密级标注。
六、文件的规范化管理，还要规范公文的公开、撤销、废止、清退或销毁
文件公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的文件，同发文机关正式印发的文件具有同等效力。文件的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。文件被撤销的，视为自始无效；文件被废止的，视为自废止之日起失效。不具备归档和保存价值的文件，经批准后可以销毁。销毁涉密文件必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。机关合并时，全部文件应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的文件经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在机关应当督促其将暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。
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